Verwaltungsreform wirkt – Projekt Bürokratiekostenabbau

In einer Arbeitsgruppe unter Beteiligung von Standesämtern unterschiedlicher Bundesländer, Städte- und Gemeindebund, Hauptverband der Sozialversicherungsträger, Bundeskanzleramt, Bundesministerium für Inneres, Bundesministerium für Finanzen und dem KDZ konnten erste Signale in Richtung Verwaltungsvereinfachung und Bürgerorientierung gesetzt werden. Konkrete Maßnahmen wie Gebührenpauschalierung, Entfall der schriftlichen Todesbetätigung, automatische Weiterleitung der Abschrift aus dem Geburtenbuch und vieles mehr. bringen den BürgerInnen in der jeweiligen Lebenssituation eine spürbare zeitliche und montäre Entlastung.

Der Ministerrat hat am 14.04.2009 das Programm „Entlastung der BürgerInnen im Verwaltungsverfahren“ gestartet, mit dem Ziel die Verwaltungskosten für BürgerInnen deutlich zu senken und die Servicequalität von Verwaltungsleistungen zu erhöhen. Um dies zu erreichen wurden vom KDZ in Zusammenarbeit mit dem Bundeskanzleramt in sieben ausgewählten Lebensbereichen (Geburt, Heirat, Anmeldung zur Volksschule, Menschen mit Behinderung und pflegebedürftige Personen, AlleinerzieherInnen, Pension und Todesfall) Ersterhebungen und vertiefende Recherchen zu verschiedenen damit verbundenen Informationsverpflichtungen (z.B. Anträge samt Beibringung von persönlichen Dokumenten, Informationseinholung im Vorfeld, Behördengänge etc.) und Prozessen nach der Systematik des Standardkostenmodells (SKM) durchgeführt. Darauf aufbauend wurden Verbesserungspotenziale identifiziert und in einem laufenden Prozess mit BehördenvertreterInnen konkrete Umsetzungsmaßnahmen erarbeitet.

Systematik des Standardkostenmodells

Grundlage für die Berechnung der administrativen Belastungen von BürgerInnen bildete das Standardkostenmodell. Dieses ist ein in ganz Europa häufig zur Anwendung kommendes Berechnungsverfahren zur Messung der Zeit- und Geldbelastung durch Bürokratie. Ursprünglich für die Messung von administrativen Belastungen der Wirtschaft entwickelt, wurde es an die spezifischen Anforderungen der Zielgruppe „BürgerInnen“ angepasst und weiterentwickelt. So dienen die Anliegen der BürgerInnen an die öffentliche Verwaltung und die hierfür zu erfüllenden Behördenwege als Ausgangspunkte zur Berechnung der administrativen Belastungen.

Abb. 1: Standardkostenmodell zur Bürokratiekostenmessung
Quelle: KDZ in Anlehnung an die Bertelsmann Stiftung (2010)

Das Berechnungsverfahren ist dahingehend aufgebaut, die Zeit zu messen, die jede/r einzelne BürgerIn aufwenden muss, um eine konkrete öffentliche Dienstleistung zu bekommen und die damit verbundenen Informationsverpflichtungen bzw. Auflagen zu erfüllen. Ausgehend von den genannten Lebensbereichen wurden die damit zusammenhängenden Behördenwege (Antrag auf Pflegegeld etc.) und Aktivitäten (Information, Antragstellung etc.) der BürgerInnen identifiziert und die Zeit- und Geldbelastungen festgehalten.

Messen – was nun?

Das Messen und Bewerten von den verschiedenen Behördenwegen und Informationsverpflichtungen und den damit verbundenen Zeiten und Kosten gibt erste Hinweise und Anhaltspunkte, in welchen Bereichen des öffentlichen Lebens besondere Belastungen bestehen. So gesehen können hierdurch Handlungsfelder für die spätere Maßnahmenfindung priorisiert und eine Grundlage zur ex post Evaluierung der getroffenen Verbesserungsmaßnahmen geschaffen werden. Um jedoch das Ziel der Verwaltungsvereinfachung und Verbesserung der Servicequalität (Bürgerorientierung) erreichen zu können, muss die Prozessperspektive (interne und externe Verwaltungsprozesse, Kundenprozesse) bereits auf der Messebene berücksichtigt werden. Erst durch das Wissen über die hinter einer gewissen Zeiteinheit stehenden Verwaltungsprozesse können sinnvolle Optimierungspotenziale identifiziert und innerhalb von Expertenpanels und Workshops behandelt und bearbeitet werden.

Erste Maßnahmen und Ergebnisse zur Bürokratieentlastung

Bei den untersuchten sieben Lebensbereichen zeigte sich eine administrative Belastung von insgesamt 10 Mio. Stunden. Dabei könnten rund 3,8 Mio. Stunden/Jahr beziehungsweise 38 Prozent der zeitlichen Gesamtbelastung durch eine Neuausrichtung der Verwaltungsprozesse am Kunden optimiert werden. Dies betrifft insbesondere folgende Reformschwerpunkte:

  • Hinterfragen von Abläufen und Vorschriften,
  • Reduktion der Vorlageverpflichtungen von Urkunden,
  • automatische Verfahrensinitiierung,
  • einheitliche Anlaufstelle bei Behördenwegen und
  • Ausbau der Interaktion mit öffentlichen Unternehmen und Einrichtungen.

Im Zuge durchgeführter Expertenpanels und Workshops mit BehördenvertreterInnen sowie vertiefender Analysen konnten darauf aufbauend bereits konkrete Maßnahmen in den Lebensbereichen „Todesfall“ und „Heirat“ vereinbart werden. Im Detail wurden unter anderem die folgenden Maßnahmen zur weiteren Behandlung vorgeschlagen:

  • Intensivierung der Umsetzung des zentralen Personenstandsregisters zur Reduzierung der persönlichen Dokumentenvorlageverpflichtungen.
  • Pauschalierung der von den Standesämtern einzuhebenden Gebühren – konkret wird an einem Vorschlag zur Pauschalierung der Gebühren für die Ermittlung der Ehefähigkeit und für die Eheschließung sowie der Kommissionsgebühren gearbeitet. Durch einheitliche Pauschalsätze könnte eine spürbare Entlastung der Bürger-Innen, als auch der Verwaltung erzielt werden.
  • Entfall der schriftlichen Todesbestätigung und Geburtenmeldung durch das Setzen einheitlicher Standards und Ausschöpfung der technischen Datenübertragungsmöglichkeiten.
  • Entwurf eines Standardprozesses Todesfall als Empfehlung/ Richtlinie für Standesämter.
  • Einholung der Abschrift aus dem Geburtenbuch durch die Behörde. Hier bestehen noch unterschiedliche Standards, wenngleich manche Bundesländer (z.B. Wien) bereits eine amtswegige Übermittlung des Auszuges aus dem Geburtenbuch durchführen. Dadurch würden einerseits Verwaltungsgebühren als auch die vielerorts noch notwendige persönliche Abholung der Abschrift aus dem Geburtenbuch vom Standesamt des Geburtsortes entfallen.

Durch den breiten Einbezug von Behörden- und Interessenvertretern (Standesamt, Sozialversicherung, Städte- und Gemeindebund etc.) konnten in den Workshops die inhaltlichen Anforderungen an die geplanten Verbesserungsmaßnahmen auf eine breite und konsensfähige Basis gestellt werden. Die so entwickelten Maßnahmen sollen nun in einem nächsten Schritt umgesetzt und „gelebt“ werden.

Internationale Erfahrungen und Best-Practices

Ein Blick über die Grenzen zeigt, dass in den europäischen Ländern eine Auseinandersetzung mit der Thematik der Reduzierung administrativer Belastungen für BürgerInnen bereits große Beachtung findet. Dabei sind verschiedene methodische Zugänge und Schwerpunkte erkennbar. Um dieses Wissen nutzbar zu machen, partizipiert das KDZ in einer Arbeitsgruppe des EUPAN (European Public Administrative Network) zur Reduzierung administrativer Belastungen für BürgerInnen. Dabei zeigt sich insbesondere, dass neben dem Standardkostenmodell vermehrt qualitative Zugänge zur Messung und Reduzierung administrativer Belastungen, wie periodische Kundenbefragungen, integrierte Beschwerdemanagementsysteme etc., an Bedeutung gewinnen und somit wesentlich zur Verbesserung der Regulierungspolitik und Kundenorientierung beitragen.1

Ausblick

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass durch die Ausrichtung der Verwaltungsprozesse an den BürgerInnen beachtliche Effizienzsteigerungspotenziale aufgedeckt und somit wichtige Beiträge zur Verwaltungsreform geleistet werden können. Zukünftig wird neben einer bürger- und wirkungsorientierten Ausrichtung der Verwaltungsabläufe die Herausforderung darin bestehen, Abläufe und Verwaltungsleistungen auch systematisch zu evaluieren.

Anmerkungen

  1. Vgl. dazu: KDZ: Approaches of Administrative Burden Reduction for Citizens in Europe. Studie. Wien 2009.
erschienen in: 
Forum Public Management 2010, 1, S. 11-13
Jahr: 
2010