Unsere Wissensarbeit für die öffentliche Verwaltung

Seit der Gründung des KDZ als „Dokumentationszentrum“ haben Recherche, Dokumentation und Wissensarbeit einen zentralen Stellenwert in der Arbeit des Instituts. Der Know how-Transfer zwischen Forschung und Praxis sowie die Verschränkung der Tätigkeitsbereiche Forschung, Beratung und Weiterbildung bilden die Eckpfeiler der Wissensarbeit des KDZ.

North und Güldenberg definieren Wissensarbeit als „eine auf kognitiven Fähigkeiten basierende Tätigkeit mit immateriellem Arbeitsergebnis, deren Wertschöpfung in der Verarbeitung von Informationen, der Kreativität und daraus folgend der Generierung und Kommunikation von Wissen begründet ist“1. Die Arbeit des KDZ ist Wissensarbeit per se, die Aufgabe des KDZ ist es, als „Denkfabrik“ in den bearbeiteten Fachgebieten Wissen für die öffentliche Verwaltung aufzubereiten und dort anwendbar und umsetzbar zu machen. Somit leistet die Arbeit des KDZ einen wertschöpfenden Beitrag für die öffentliche Verwaltung und trägt zur Steigerung der Leistungsfähigkeit bei.

Dialoggruppen

Die Wissensarbeit im KDZ richtet sich nach innen und nach außen. Zunächst müssen die Expertinnen und Experten des KDZ das Wissen in ihrem Arbeitsbereich systematisch aufbauen. In Studien, Fachbeiträgen, Artikeln und Publikationen werden Inhalte aufbereitet und expliziert. Viel implizites Wissen kommt in der Beratungs- und Trainingstätigkeit zum Einsatz. Hier zählt neben Sachwissen vor allem auch das Erfahrungswissen aus anderen Projekten. Das Erfordernis nach interdisziplinärem Denken und internationaler Ausrichtung macht eine intensive Vernetzung des KDZ mit nationalen und internationalen Organisationen zum Wissensaustausch notwendig.

Grundsätzlich lassen sich für die Wissensarbeit grob folgende Dialoggruppen unterscheiden:

  • Journalistinnen und Journalisten sowie die allgemeine Öffentlichkeit,
  • NutzerInnen der Bibliothek,
  • in- und ausländische Behörden auf allen staatlichen Ebenen sowie NGOs,
  • Kooperations- und Netzwerkpartner,
  • die Kundinnen und Kunden aus Forschung, Beratung und Weiterbildung,
  • die KDZ Gremien wie Präsidium, Vorstand, Kuratorium und Vereinsmitglieder,
  • die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KDZ.

Diesen Dialoggruppen bietet das KDZ zahlreiche Serviceleistungen an, von denen im Folgenden einige näher beschrieben werden.

Internetplattformen

Seit einigen Jahren arbeitet das KDZ an der Konzeption und Umsetzung moderner Internetplattformen. Die Plattform Verwaltungskooperation beispielsweise enthält Informationen zu Kooperationsprojekten der öffentlichen Verwaltung. Sie ist unter http://www.verwaltungskooperation.at erreichbar und dokumentiert Praxisbeispiele von Verwaltungskooperationsprojekten auf der Ebene von Bund, Ländern, Städten und Gemeinden im deutschsprachigen Raum. Aufgrund der Umsetzung als Wiki2 ist die Web 2.0-Plattform für Ergänzungen offen und wird vom KDZ laufend betreut und weiterentwickelt. Die Plattform erhielt im Jahr 2008 eine Juryauszeichnung des Multimedia-Staatspreises. Gemeinsam mit der UNDP realisiert das KDZ 2009 eine englischsprachige Plattform, die sich mit interkommunaler Kooperation in englischer Sprache befasst3. Weitere Informationsquellen für die öffentliche Verwaltung sind unter anderem die Einreichungen zum EPSA 2007 (European Public Sector Award)4 sowie die LOGON-Website5.

KDZ Website

Für den eigenen Internetauftritt wird als Content-Management-System die Open Source -Software Typo36 eingesetzt. Neben allgemeiner Informationen über das KDZ, seine Kompetenzbereiche und das Beratungs- und Weiterbildungsangebot gibt es auch spezielle Online-Services: Über die Homepage kann im Bestand der Bibliothek gesucht werden. Die Abstract-Datenbank enthält die im Rahmen der Literaturdokumentation erstellten Rezensionen zu Neuzugängen der Bibliothek. Die Zeitschrift „Forum Public Management“ kann im Mitgliederbereich als PDF abgerufen werden. Weiters ermöglichen gesonderte Rubriken den Zugriff auf die Homepages von CAF (Common Assessment Framework), KTC (Know-how Transfer Centre) und RISER (Europäische Meldeauskunft). Die KDZ Website verzeichnet bis zu 5.000 Zugriffe pro Monat (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Die Zufgriffe auf http://www.kdz.or.at pro Monat
Quelle: KDZ (2009)

KDZ Publikationen

Die Publikationstätigkeit des KDZ ist ein zentraler Bestandteil der Arbeit des KDZ. Seit dem Jahr 2005 erscheinen die größeren KDZ Publikationen in Kooperation mit dem Neuen Wissenschaftlichen Verlag in der Schriftenreihe „Öffentliches Management und Finanzwirtschaft“.7 In KDZ Publikationen kommen nicht nur die Expertinnen und Experten des KDZ zu Wort, häufig werden auch externe Beiträge aus Wissenschaft und Praxis durch das KDZ publiziert. Viermal pro Jahr bringt das KDZ die Zeitschrift „Forum Public Management“ heraus (vormals „KDZ Rundschau“), die neben in- und externen Fachbeiträgen eine Übersicht zu den Neuanschaffungen der Bibliothek inklusive Rezensionen enthält. Zudem publizieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KDZ regelmäßig in externen Fachzeitschriften und Publikationen.

Bibliothek

Das KDZ verfügt aufgrund seiner Sammlungsschwerpunkte über eine fundierte kommunal- und verwaltungswissenschaftliche Dokumentation. Die Bibliothek versteht sich als Informations- und Dokumentationseinrichtung für die öffentliche Verwaltung in Österreich und steht allen Interessierten zur Benützung offen. In entspannter Atmosphäre bietet die Bibliothek des KDZ derzeit einen Bestand von rund 8.000 Büchern und 20.000 ausgewählten Zeitschriftenartikeln aus rund 200 in- und ausländischen Fachzeitschriften. Das KDZ wurde Anfang 2004 Mitglied des Österreichischen Bibliothekenverbundes. Der gesamte Bibliotheksbestand ist jederzeit über die KDZ Homepage sowie jene des Österreichischen Bibliothekenverbundes8 online abrufbar.

Mitgliederplattform

Die KDZ Mitgliederplattform, die mit Anfang September 2007 für die Benutzung freigegeben wurde, enthält in erster Linie KDZ-internes Wissen, das einem begrenzten Personenkreis, zur Verfügung gestellt wird. Auf der Plattform werden aktuelle Grundlagenpapiere, Skripten, Arbeitsbehelfe und Beiträge zu den Kompetenzfeldern des Instituts publiziert. Besonders gefragt sind der KDZ Praxisplaner zur Bonitäts- und Risikoanalyse (zur Analyse des gesamten Gemeindehaushalts) sowie der Praxisplaner Kinderbetreuung zur mittelfristigen Leistungs- und Finanzplanung im Kinderbetreuungsbereich. Ab Herbst 2009 werden die Praxisplaner auf einer neu eingerichteten Internetplattform http://www.praxisplaner.at verfügbar gemacht.

Tätigkeitsbericht

Der Tätigkeitsbericht stellt die laufende Arbeit des KDZ für die Mitglieder und Gremien zusammen.

Abb. 2: Beispielkarte: Bevölkerungsentwicklung im Burgenland 2001-2008
Quelle: Propeg 2001-2008, Statistik Austria, eigene Bearbeitung und Darstellung KDZ (2009)

Erhebungs- und AnalyseTools

Für die Umsetzung von Online-Befragungen wird seit 2006 das Open-Source-Tool LimeSurvey9 verwendet, das eine wesentlich komfortablere und kostengünstigere Durchführung von Befragungen ermöglicht, als herkömmliche papierbasierte Umfragen. 2009 hat das KDZ speziell zur Unterstützung der Forschungsarbeit mit regionalem und überregionalem Fokus die Palette der Analysewerkzeuge um ein geographisches Informationssystem (ArcGIS 910) erweitert. Dieses System bietet nicht nur die Möglichkeit, die umfassenden Datengrundlagen des KDZ als wesentliche Entscheidungshilfe auch in ihrer räumlichen Lage und Verteilung zu visualisieren, sondern diese beispielsweise durch Verschneiden unterschiedlicher Ebenen auch räumlich abzufragen und zu analysieren. Bislang wurde dieses Instrument lediglich in ausgewählten Projekten zur Erstellung von thematischen Karten mit Bezug zu den österreichischen Verwaltungsgrenzen (Gemeinde-, Bezirks- und Ländergrenzen) sowie den verorteten Städten eingesetzt (siehe Abb. 2). Es wird jedoch am Ausbau der Geodatenbasis gearbeitet, so dass dieses Tool künftig auch kleinräumig oder über andere Topographien zur Visualisierung und ergänzenden räumlichen Analyse für die unterschiedlichsten Projekte eingesetzt werden kann.

KDZ Intranet und Datenbanken

Die zentrale interne Wissensquelle des KDZ ist das KDZ Intranet, das in Form eines Wikis realisiert wurde. Hier werden interne Abläufe, Zuständigkeiten und Prozesse dokumentiert. Kernpunkt des Wikis ist die Projektdokumentation, die den aktuellen Status der Projekte, Zeitpläne sowie eine interne Abschlussdokumentation (Lessons learned) enthält. Als Groupware-Lösung hat Zimbra11 Anfang 2009 den bisherigen Exchange-Server abgelöst. Im Laufe der Jahrzehnte hat das KDZ umfassende Datensammlungen aufgebaut, welche eine unverzichtbare Grundlage für die laufende Akquisitions-, Projekt- und Beratungstätigkeit bilden. Die Finanzdatenbank beinhaltet im Wesentlichen die Gebarungsdaten der österreichischen Gemeinden seit dem Jahr 1990 (Quelle: Statistik Austria). Seit dem Jahr 2001 sind die gesamten Querschnitte der Rechnungsabschlüsse der Gemeinden verfügbar. Diese Finanzdaten werden stetig für finanz- und sozialwissenschaftliche Projekte genutzt und bilden die Basis für die Bonitäts- und Risikoanalyse für Gemeinden, welche laufend aktualisiert den KDZ Mitgliedern auf der Homepage des KDZ zur Verfügung gestellt wird. Die Kennzahlen-Sammlung: In einer Vielzahl von KDZ Projekten in den vergangenen Jahren wurden in einzelnen Gemeinden aber auch Regionen (Kennzahlenvergleiche)die unterschiedlichsten Leistungs- und Kostenrechnungsdaten erhoben (z.B.: Kinderbetreuung und Schulen). Diese Kennzahlen sind insbesondere für andere Gemeinden und künftige Projekte als Vergleichswerte von großer Bedeutung. Derzeit arbeitet das KDZ an einer systematischen Aufbereitung und standardisierten Organisation in einer Datenbank, um dieses spezifische Wissen sowohl intern als auch extern nutzbar zu machen.

Fazit

Auch in Zukunft wird das KDZ Wissensarbeit für die öffentliche Verwaltung leisten. Bei zunehmender Informationsüberflutung steigt der Bedarf an strukturiert aufbereiteten sowie lösungs- beziehungsweise umsetzungsorientierten Informationen. Aufgrund der zunehmenden Spezialisierung der verschiedenen für den Öffentlichen Sektor relevanten Wissenschaftsdisziplinen und der immer größer werdenden Herausforderungen für die öffentlichen Verwaltungen im In-und Ausland wird die Wissensarbeit des KDZ zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Anmerkungen:

  1. North, Klaus; Güldenberg, Stefan: Produktive Wissensarbeit(er). Wiesbaden 2008, S. 22.
  2. Ein Wiki ist eine Web-basierte Softwarelösung zur gemeinschaftlichen Bearbeitung von Texten. Bekannt ist vor allem die Online-Enzyklopädie Wikipedia. Vgl. dazu: http://de.wikipedia.org/wiki/Wiki [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  3. Vgl. dazu: http://www.municipal-cooperation.org [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  4. Vgl. dazu: http://www.epsa-projects.eu [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  5. Vgl. dazu: http://www.logon.eu [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  6. Vgl. dazu: http://www.typo3.org [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  7. Vgl. dazu: http://www.nwv.at [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  8. Vgl. dazu: http://www.obvsg.at/kataloge/katalogewien/ [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  9. Vgl. dazu: http://www.limesurvey.org [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  10. Vgl. dazu: http://www.esri-germany.de/products/arcgis [letzter Zugriff: 09.09.2009].
  11. Vgl. dazu: http://www.zimbra.com [letzter Zugriff: 09.09.2009].
erschienen in: 
Forum Public Management 2009, 3, S. 28-30
Jahr: 
2009