Schriftgutverwaltung und digitale Archivierung: Sinn und Zweck

Am Anfang jeder Überlegung zur digitalen Archivierung stehen Fragen. Viele Fragen! Was und wie viel wird langzeitarchiviert? In welchem Datenformat? Mit welchen technischen Systemen? Und wozu überhaupt langzeitarchivieren? Die Antwort ist ganz einfach: um das intellektuelle, rechtliche und kulturelle Erbe eines demokratischen Staates für die Nachwelt zu sichern und zugänglich zu machen!

Archivierung dient der Rechtssicherung, der Erhaltung von Kontinuität und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsvorgängen und der Bewahrung der Authentizität des aufbewahrten Schriftgutes. Archivgut ist (rechtlich) originär. Es ist einzigartig, einmalig, unersetzbar. Es gibt keine mannigfachen Kopien, Nachdrucke oder Neuauflagen wie beispielsweise in Bibliotheken. Was sich in einem bestimmten Archiv befindet, liegt nicht zwei Häuser weiter noch einmal. Daher ist die Sicherung, Bewertung, Erschließung und Erhaltung von Schriftgut eine der wichtigsten Anforderungen an jede Verwaltungsorganisation.

Langfristige Archivierung zu erreichen, ist eine der Kernaufgaben der öffentlichen Verwaltung, unabhängig davon, ob im kleineren kommunalen Rahmen oder im größeren Umfang auf Bundesebene. Die Aufgabenstellungen sind identisch, sie sind größtenteils organisatorischer, nicht technischer Natur und sie gelten für analoges Schriftgut ebenso wie für „digital born“-Daten. Vorgänge, die jedoch in analogen Archivverwaltungen längst gut eingespielt sind, erprobt und verbessert wurden, stellen die digitale Welt vor ganz neue Herausforderungen.

Doch wo beginnen?

Die Grundlage zur (digitalen) Archivierung liegt in den eigenen Organisationsstrukturen. Die Evaluierung und Analyse der internen rechtlichen Vorgaben, Arbeitsabläufe, Aufgabenstellungen und Zuständigkeiten sind die Basis für jede Art von Archivierung, und oft schwieriger darzulegen als gedacht. Welche Rechtsgrundlage hat meine Arbeit? Welche „Art“ Dokument wird produziert? Serienbriefe, deren Aufbewahrungsdauer rein buchhalterischer, kurzfristiger Natur sind; Einzelstücke oder Urkunden, die „dauernd“ aufzuheben sind? Haben die Dokumente eine „interne“ Struktur, wie Aktenzahlen, Betreffe oder Beschlagwortung? Gibt es eine bestimmte Reihenfolge (alphabetisch, numerisch)? Wie finde ich die Unterlagen wieder auf? Und v.a.: Wie findet jemand dieselben Unterlagen in 100 oder mehr Jahren wieder und kann diese immer noch interpretieren (= lesen)?

„Die Digitalisierung von Schriftstücken ist keine digitale Langzeitarchivierung!“
Abb. 1: Archivierungszyklus
Quelle: Fröhlich: eigene Darstellung, 2012

Diese oft einfachen Fragestellungen werden in gut funktionierenden, lang existierenden Organisationen meist umgesetzt ohne

weiter darüber nachzudenken. Es gibt eine Geschäftseinteilung, eine Geschäftsordnung, vielleicht sogar einen Akten- und/oder Skartierplan. Jeder hat sein „System“ etwas zu ordnen, abzulegen, auszusondern und wieder zu finden. Es gibt Findmittel, wie Karteien, Protokolle, Geschäftsbücher oder Indizes, und nicht zuletzt immer mehr moderne Schriftgutverwaltungen, wie elektronische Dokumentenmanagementsysteme, Datenbanken, Homepages, Formularvorlagensammlungen oder E-Mail-Systeme. Jedes davon vielleicht sogar mit einer so genannten „Ablage“ oder einer Archivfunktion versehen.

„Nur gut strukturierte Daten eignen sich zur langfristigen Aufbewahrung.“

Wann und wo beginnt ein „Archiv“?

Archivierung bedeutet „langfristig“. Keine Aufbewahrungsdauer für 3, 5 oder 10 Jahre, auch nicht für 30 oder 50 Jahre. Archiv heißt: „ewig“, „dauernd“, „immer“. Das besagt, dass alle Dokumente die aus rechtlicher oder fachlicher Sicht in ein Archiv kommen, dauerhaft gesichert, erschlossen und v.a. lesbar erhalten werden müssen.

Aber ist die reine Ablage von Dokumenten an einem bestimmten Ort (Depot oder Server) schon Langzeitarchivierung? Die Antwort ist NEIN! Dies stellt nur einen Teil des Gesamtprozesses dar, der primär den physischen Faktor der Schriftguterhaltung abdeckt. Es wird darauf abgezielt, durch möglichst gleichbleibende äußere (z.B. Klimatisierung, Licht, Fläche etc.) und innere (z.B. geeignete Kartons, Ordner, Kästen etc.) Lagerbedingungen, die Langlebigkeit des Schriftgutes zu erhalten. Funktionieren diese Methoden, so ist im analogen Bereich gleichzeitig auch die Lesbarkeit der Unterlagen zu einem hohen Prozentsatz gesichert.

Abb. 2: Archivdefinition analog-digital
Quelle: Fröhlich: eigene Darstellung, 2012

Nicht so im digitalen Umfeld. Hier gibt es neben der erwähnten physischen Sicherung (z.B. Server, Rechenzentrum, Speichermedien etc.), welche die Bit-Preservation garantiert, den weitaus wichtigeren Faktor der so genannten Formaterhaltung, der die Les- und Benutzbarkeit der Materialien garantieren soll. Dieser Prozess wird im Allgemeinen „Preservation“ oder „Preservation Planning“ genannt und beinhaltet alle organisatorischen, rechtlichen und technischen Prozesse zur Erhaltung der Lesbarkeit der Daten. Damit wird langfristig vorgesorgt, dass rechtzeitig von veralteten Dokumentenversionen auf die jeweils gültige/aktuelle Version konvertiert wird, die entsprechenden Ressourcen dafür zur Verfügung stehen und die Dateninhalte langfristig gesichert werden.1

Das Preservation Planning stellt die eigentliche Herausforderung der digitalen Langzeitarchivierung dar und auf diesem Gebiet werden sich in Zukunft auch die meisten Synergieeffekte zwischen den verschiedenen Verwaltungseinrichtungen ergeben können. Es muss beispielsweise nicht jeder seine Word-, Jpeg- oder Excel-Dateien „selbst“ in ein Langzeitarchivformat, wie beispielsweise PDF/A, umwandeln. Hier kann man gemeinsam kostenschonende Projekte – wie beispielsweise die Beauftragung externer Dritter – planen und umsetzen.

Wichtig ist dabei zu wissen, dass es keine ultimative Formel der Langzeitarchivierung „wann etwas wie wohin zu migrieren ist“, gibt. Dies muss jede Organisation abhängig von ihren rechtlichen, organisatorischen und inhaltlichen Rahmenbedingungen intern prüfen und vorbereiten, um sich anschließend mit Partnern gemeinsam um die Umsetzung zu kümmern. Dabei ist der gesamte Lebens- und Archivierungszyklus eines Dokumentes zu beachten. Erst wenn alle diese Parameter erreicht sind, ist man dem Ziel der digitalen Langzeitarchivierung ein Stück näher gekommen.

Ad personam:

Seit 1999 ist Susanne Fröhlich im Österreichischen Staatsarchiv/Archiv der Republik als Archivarin und Historikerin tätig. Ihre Arbeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen der Übernahme, Bewertung, Skartierung und Erschließung von Bundesschriftgut ab 1918. Seit 2007 ist sie Fachexpertin für das „Digitale Archiv Österreich“ und seit 2010 Koordinatorin für Bewertung und digitale Aktenübernahmen.

Anmerkungen:

  1. Vgl. dazu: Becker, Christoph: Trustworthy Preservation Planning. In: http://publik.tuwien.ac.at/files/PubDat_203470.pdf [Download: 06.04.2012].
erschienen in: 
Forum Public Management 2012, 1, S. 27-29
Jahr: 
2012