Ein Blick hinter die Kulissen: Wie die Marktgemeinde Wiener Neudorf ihre Infrastrukturbetriebe fit für die Zukunft macht

Ein Kernkompetenzbereich des KDZ ist die Organisationsentwicklung und Umsetzungsbegleitung kommunaler Infrastrukturbetriebe in Modernisierungsprozessen. Je nach Bedarf der Städte und Gemeinden kann dies mit unterschiedlichen Zielsetzungen verbunden sein. Es freut uns sehr, in dieser Ausgabe gemeinsam mit Bürgermeister Christian Wöhrleitner und Amtsleiterin Helga Reinsperger einen Blick auf die erfolgreich durchgeführten Projekte der Marktgemeinde Wiener Neudorf in den Bereichen Bauhof sowie Veranstaltungs- und Freizeiteinrichtungen zu werfen.

Die Ausgangslage

Neben den klassischen Bauhofagenden, wie Winterdienst, Grünflächenpflege etc., bietet die Marktgemeinde ihren Bürgerinnen und Bürgern mit ihren Veranstaltungs- und Freizeiteinrichtungen ein vielfältiges Kultur- und Sportangebot. Um die genannten Einrichtungen gut für die Zukunft aufzustellen sowie die Wirtschaftlichkeit und Qualität der angebotenen Leistungen weiter zu verbessern, wurden mit beiden Projekten folgende Zielsetzungen verfolgt:

  • Analyse der Organisation, Strukturen und zentralen Abläufe (z.B. Anbindung an die Gemeindeverwaltung, Verrechnungsprozesse, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Führungs- und Verantwortungsstrukturen, Arbeitszeiten etc.)
  • Analyse des Leistungsspektrums und der Leistungsstandards (z.B. Leistungsschwerpunkte, Überstundenverteilung, Servicestandards etc.)
  • Analyse der Effizienz und der zentralen Qualitätsmerkmale (Kostendeckung, Auftragswesen, Leistungsverrechnung, Kostentreiber, Öffnungszeiten, Marketing & Öffentlichkeitsarbeit etc.)
  • Aufzeigen und Umsetzen von Optimierungsvorschlägen

Durch den „externen“ Blick auf die Organisation sollten neue Sichtweisen gewonnen und Möglichkeiten gefunden werden, die Effizienz und Qualität der Leistungen weiter auszubauen und die Organisationsstrukturen insgesamt „fit“ für die zukünftigen Anforderungen der Gemeinde zu machen.

Der Projektansatz

Für beide Projekte wurde ein konsequent partizipativer Projektzugang gewählt. Die Statusanalyse wurde durch das KDZ auf Grundlage vorhandener interner Unterlagen und vertiefender Interviews vor Ort durchgeführt. Ergebnis dieser Analyse waren erste Weiterentwicklungsvorschläge, die im Kreis einer internen Projektsteuerungsgruppe abgestimmt und auf deren Grundlage die weiteren Umsetzungsschritte konzipiert wurden. Gemeinsam mit dem Team aus Führungskräften sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung, des Wirtschaftshofes, der Veranstaltungs- und Freizeiteinrichtungen und der Personalvertretung wurde in mehreren Workshops und Meetings intensiv an den jeweiligen Umsetzungszielen gearbeitet.

"Organisationsentwicklungsprojekte müssen immer den Faktor Mensch im Auge behalten."

Die Rolle des KDZ bestand darin, die relevanten Entscheidungsgrundlagen aufzubereiten, Optimierungsbereiche aufzuzeigen, inhaltliche Impulse zu speziellen Fragestellungen (z.B. Arbeitszeitmodell, Arbeitsplanung, Leistungsverrechnung, Anpassung von Leistungsstandards, Benchmarks) zu geben sowie die damit zusammenhängenden Umsetzungsworkshops zu konzipieren und   zu begleiten.

Die Umsetzungsergebnisse

Mit der Umsetzung der Projektergebnisse konnten wichtige Schritte in Richtung einer Verbesserung von Effizienz und Qualität der Leistungs- und Organisationsstrukturen gesetzt werden. Dazu zählt:

  • Im Bereich Bauhof wurde ein elektronisches Zeiterfassungssystem eingeführt, das die Arbeitszeitgestaltung flexibler macht. Weiters wurden 2 Bereichsleiter für den Bereich Veranstaltungen und Instandhaltungen sowie für den Bereich Straßen eingesetzt. Somit wurde das umfangreiche Aufgabengebiet in 2 Bereiche unterteilt und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihren Stärken entsprechend eingesetzt werden.
  • Die elektronische Erfassung von Arbeitsaufträgen an den Bauhof wurde durch die Weiterentwicklung des Auftragssystems weiter ausgebaut.
  • Die Öffnungszeiten des Abfallwirtschaftszentrums wurden geändert, so dass es nunmehr an 2 Wochentagen geschlossen bleibt und die dort beschäftigten Kolleginnen und Kollegen für andere Arbeiten eingesetzt werden können.
  • Im Veranstaltungs- und Freizeitzentrum wird mit 01.01.2014 das elektronische Zeiterfassungssystem eingeführt. Durch ein Dienstplanmodul wird die Verwaltung von Dienstplänen und Änderungen während des Monats erleichtert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sporthalle wurden in das Gesamtteam des Freizeitzentrums integriert, somit ist auch hier mehr Flexibilität im Vertretungsfall sowie bei allgemeinen Arbeiten garantiert.

Darüber hinaus wurden weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz und Qualität der Einrichtungen aufgezeigt, die in die weiteren Diskussionen zur Anpassung von Leistungen und Standards einfließen können.

Neue Arbeitszeitgestaltung im Bauhof schafft mehr freie Ressourcen
Foto: Marktgemeinde Wiener Neudorf
Ein Dienstplanmodul bringt mehr Flexibilität im Veranstaltungszentrum
Foto: Marktgemeinde Wiener Neudorf

Die Projektbegleitung durch das KDZ hatte in Wiener Neudorf den Vorteil, dass „von außen“ auf Abläufe, Personalkapazitäten etc. geachtet wurde und sachliche Optimierungsvorschläge angeboten wurden. Als zentrale Erfolgsfaktoren gilt neben unseren engagierten Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sicherlich das KDZ, das neben allen betriebswirtschaftlichen Komponenten den Faktor Mensch nie aus den Augen verloren hat.

Die nächsten Schritte

Für die Zukunft ist die Schaffung des Postens einer/s Betriebskoordinatorin/s geplant. Eine Zielvorgabe dieser Funktion wird die weitere Optimierung von Kapazitäten und Ressourcen zwischen den Dienststellen Bauhof, Freizeitzentrum, Brand- und Katastrophenschutz sowie Gemeindeteich sein.

erschienen in: 
Forum Public Management 2013, 4, S. 18-19
Jahr: 
2013