Reformstrategie CAF: Was bringt Common Assessment Framework auf kommunaler Ebene?

CAF steht für Common Assessment Framework1 (Gemeinsamer Bewertungsrahmen) und wurde als Qualitätsmanagementsystem des öffentlichen Sektors der EU konzipiert. Heute ist CAF ein anerkanntes Werkzeug der „Verwaltungsreform“. Städte und Gemeinden können sich dadurch nachhaltig weiterentwickeln.

Fakten und Hintergründe

Ein Blick in unsere CAF-Datenbank unterstreicht die breite Anwendung von CAF in Österreichs Verwaltungslandschaft. So haben in den letzten zehn Jahren aktuell rd. 285 Organisationseinheiten (Dienststellen, Abteilungen) das System bereits eingesetzt und auch mehrfach durchgeführt. Der Schwerpunkt der CAF-Anwendungen liegt in Dienststellen des Bundes, der Länder sowie Bezirksverwaltungsbehörden. Im Bereich der Städte und Gemeinden sowie Gemeinde verbände zeigen sich einzelne Initiativen – Bekanntheit und Nutzen von CAF sind hier noch ausbaufähig. Aus diesem Grund hat das KDZ im Jahr 2015 begonnen die Erfahrungen aus kommunalen Beratungsprojekten sowie aktuellen Management- und Führungsherausforderungen strukturiert auszuwerten und daraus praktische Standards für gutes kommunales Verwaltungsmanagement abzuleiten.

CAF-kommunal gibt nun einen Raster vor, mit dem alle wichtigen organisatorischen Rahmenbedingungen (z. B. Führung, Personal Strategie und Planung usw.) und Ergebnisse einer Gemeinde-/Stadtverwaltung gemeinsam beleuchtet und weiterentwickelt werden können. Im Unterschied zu anderen Qualitätsmanagementansätzen basiert CAF-kommunal auf dem Prinzip der Selbstbewertung. In Kombination mit der lösungsorientierten externen Moderation des Prozesses wird stets der Blick in die Zukunft – in den Bereich des Machbaren und Gestaltbaren – gelenkt. Die so entwickelten Verbesserungsvorschläge werden mit konkreten Umsetzungsschritten hinterlegt, sodass die Gemeinde/Stadt in kurzer Zeit einen realistischen Umsetzungsfahrplan erarbeitet, der von den Ausführenden mitgetragen wird. Umsetzung vor Analyse ist die Devise!

Aktuell wird im Auftrag der Niederösterreichischen Kommunalakademie daran gearbeitet CAF-kommunal im Rahmen eines Pilotprojektes für Niederösterreichs Gemeinden anzupassen und weiterzuentwickeln. Es haben sich dazu vier Gemeinden – Langenzersdorf, Lassee, Pressbaum und Zwentendorf – entschlossen einen gemeinsamen Blick durch die „Brille des CAF-kommunal“ auf die eigene Verwaltung zu werfen und an konkreten Verbesserungsmaßnahmen zu arbeiten.

Die CAF-Implementierung erfolgt entlang dieser drei Projektphasen. Quelle: KDZ

 

Change mit CAF-kommunal

In der Betreuung von rund 50 CAF-Implementierungen in unterschiedlichen Organisationseinheiten konnten Methodik und praktische Anwendung stetig weiterentwickelt werden. Die Methode folgt hier der grundlegenden Veränderungslogik beginnend mit einer schnellen, aber prägnanten Bestandsaufnahme

(Stärken und Verbesserungspotenziale) – einer gemeinsamen Sicht auf die eigene Organisation – um darauf aufbauend die Veränderungsziele und Weiterentwicklungsmaßnahmen gemeinsam festzulegen.

Start CAF-Programm

Mit dem Start des CAF-Programms erfolgt die Konkretisierung der Projektziele und Projektrollen („Projektauftrag“), ein Start-Workshop mit den Führungskräften und der CAFProjektleitung sowie die Planung der weiteren Projektkommunikation. Optional kann hier auch eine CAF-Adjustierung vorgelagert

werden, in der der Raster an die Sprache, inhaltlichen Schwerpunkte und individuellen Gegebenheiten der Organisation angepasst wird.

In der Mitarbeiterinformation wird über Inhalte und Ablauf des Projektes informiert. Danach haben die MitarbeiterInnen Zeit sich für das CAF-Team zu bewerben. Wir empfehlen hier – je nach Größe der Organisation – die Teammitglieder über alle Abteilungen, Dauer der Dienstzugehörigkeit sowie der grundsätzlichen Bereitschaft einen reflektierten Blick auf die Organisation zu werfen, gut zu durchmischen.

CAF-Selbstbewertung

In der Phase der Selbstbewertung werden die Teammitglieder in Systematik und Anwendung des CAF geschult. Danach bewerten die die Stärken, Verbesserungspotenzialen und Maßnahmen zur Weiterentwicklung. Dies geschieht in anonymer Form und wird technisch durch ein CAF-Online-Tool unterstützt.

Die Ergebnisse dieser strukturierten Befragung werden in einem Konsens-Workshop diskutiert, abgestimmt und weiterentwickelt, sodass im Ergebnis ein breiter Konsens zum Status-Quo der eigenen Organisation und der notwendigen Maßnahmen vorliegt.

CAF-Aktionsplan

Der CAF-Aktionsplan-Workshop stellt den Abschluss des CAF-Projektes dar. In diesem werden die gefundenen Verbesserungsmaßnahmen priorisiert und nach Schwerpunktthemen geclustert. „Herzstück“ dieser Phase ist die Konkretisierung der wichtigsten fünf bis zehn Aktionen für die Weiterentwicklung

der Organisation in einem detaillierten Projekt- und Umsetzungsfahrplan für die nächsten ein bis zwei Jahre, der von den MitarbeiterInnen auch mitgetragen wird.

Das Gütesiegel

Um die Anstrengungen und Erfolge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mit CAF zu würdigen, besteht die Möglichkeit eine auf internationaler und europäischer Ebene anerkannte Auszeichnung in Form des CAF-Gütesiegels zu erlangen. Mit dem Gütesiegel wird die hohe Qualität von Organisation einer breiten Öffentlichkeit sichtbar gemacht. Es ist eine Auszeichnung für Organisationen des öffentlichen Sektors, welche exzellente Leistungen für die BürgerInnen erbringen und nachhal tige Verwaltungsentwicklung betreiben. Das Gütesiegel wird vom Bundeskanzleramt in Kooperation mit dem CAF-Zentrum nach europaweit gültigen Standards vergeben.

 

Anmerkungen

1 CAF ist der Europäische Leitfaden für „Good Governance“ und exzellente Organisationen des öffentlichen Sektors.

erschienen in: 
Forum Public Management 2017, 2, S. 21 - 23
Jahr: 
2017