Drehscheibe Sekretariat: Professionelles Sitzungsmanagement & effiziente Protokollführung

Datum: 
Montag, 23. Januar 2017 - 13:00 bis Dienstag, 24. Januar 2017 - 17:00
Ort: 
St. Pölten
Seminarnummer: 
20727/2EW/16

Zielgruppe

MitarbeiterInnen in Sekretariaten/Kanzleien, Team-AssistentInnen, Projekt-AssistentInnen.

Ziel

Die Betreuung von Besprechungen, Konferenzen, Sitzungen etc. binden nicht unbeachtliche zeitliche Ressourcen im Arbeitsalltag von MitarbeiterInnen in Sekretariaten. Bleiben diese ohne Ergebnis, ist die hierfür investierte Zeit verschwendet. Es liegt also auf der Hand, Sitzungen und dergleichen professionell vorzubereiten und die Besprechungsinhalte in Form eines Protokolls zu sichern und in weiterer Folge für den Erfolgsnachweis und Informationsfluss in der Organisation zu sorgen.

In diesem Seminar lernen die TeilnehmerInnen

  • wie man Sitzungen professionell vorbereitet und nachbereitet,
  • wesentliche Methoden zur Protokollführung und -Gestaltung kennen und anhand von praktischen Übungen und Gruppenarbeiten zu festigen.

Programmschwerpunkte

Die effektive Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen

  • Die gute Planung und Organisation im Vorfeld
  • Zeitgerechtes Erstellen und Verteilen von Einladung und Agenda
  • Umfassendes Raum-Equipment und entsprechende Verpflegung

Protokollarten und -gestaltung

  • Welches Ziel soll beim Protokollieren verfolgt werden?
  • Welcher Protokollrahmen eignet sich für welche Sitzung oder Besprechung - Verlaufs- versus Ergebnisprotokoll?
  • Die formale Gestaltung und stilistische Aspekte (Texte, Tabellen und Grafiken, Ansprache, Anträge und Beschlüsse etc.)
  • Möglichkeiten der Zusammenfassung

Protokollführung - Informationen verdichten

  • Aufmerksam und Richtig zuhören - Unklarheiten aufklären
  • Hauptaussagen versus Details?
  • Welche Mitschreibetechniken sind sinnvoll?
  • Protokolle unter Zeitdruck erstellen - Checklisten, Mustervorlagen und andere Hilfsmittel

Die Nachbereitung

  • Protokoll-Verteiler
  • Aufgaben- und Terminkontrolle nachverfolgen und im Blick behalten

Trainerin

  • Mag. Claudia Fischl-Lubinger, Unternehmensberaterin und Managementtrainerin, Dipl. Business Coach, Lektorin für Kommunikation und Personalmanagement an Fachhochschulen und Privatuniversitäten. Langjährige Durchführung zahlreicher Schulungen im Assistenz- und Sekretariatsbereich.

Methodik

Vortrag, Diskussion, Kleingruppenarbeiten und Bearbeitung von Fallbeispielen aus der Praxis.

Dauer

1,5-tägig, 23.-24.01.2017, Tag 1: 13:00-17:00 Uhr, Tag 2: 09:00-17:00 Uhr

Ort

Cityhotel Design & Classic, Völklplatz 1, 3100 St. Pölten, Tel.: +43 2742 755 77, E-Mail: office@cityhotel-dc.at , Internet: http://www.cityhotel-dc.at

Zimmerpreis

Einzelzimmerpreis inkl. Frühstück: € 82,00

Seminarpreis

€ 595,00 exkl. 20 % Umsatzsteuer und € 480,00 exkl. 20 % Umsatzsteuer für Stammkunden des KDZ. Ab einer Teilnehmerzahl von 3 Personen einer Organisation gewähren wir einen Gruppenrabatt von 10 % pro TeilnehmerIn. Anmeldungen, welche bis 6 Wochen (Ausnahme Herbstprogramm: bei Seminaren bis Mitte Oktober bis 4 Wochen) vor Seminarbeginn eintreffen, werden mit einem Frühbucherbonus von € 50,00 honoriert. Die Inanspruchnahme von Frühbucherbonus und Gruppenrabatt schließen einander aus!

Im Betrag inbegriffen sind Arbeitsunterlagen, Begrüßungskaffee, Pausengetränke und Getränke im Seminarraum, 3-gängiges Mittagsmenü an einem der beiden Tage. Etwaige Getränke zum Mittagessen werden à la carte bestellt und nach tatsächlichem Verbrauch mit den TeilnehmerInnen direkt abgerechnet. Die Nächtigungskosten sowie die Kosten für die Parkgarage sind im Seminarpreis nicht enthalten.

Stornierung: Stornos können nur bei schriftlicher Absage anerkannt werden. Bis 4 Wochen vor Seminarbeginn entfällt die Stornogebühr, ab 4 Wochen vor Seminarbeginn beträgt sie 30 %, ab 2 Wochen vor Seminarbeginn 50 %, bei Nichtteilnahme wird der volle Betrag verrechnet. Wird eine Ersatzperson gemeldet, entfällt die Stornogebühr. Zielgruppe von KDZ-Seminaren & Veranstaltungen: Die Seminare und Veranstaltungen des KDZ richten sich an Bedienstete von Gemeinden & Gemeindeverbänden, Ländern, Bund und deren Betrieben sowie an Politikerinnen und Politiker.

Anmeldeschluss

27.12.2016

KDZ-Mitarbeiter: