Die nächsten Schritte - WelcheMaßnahmen müssen jetzt getroffen werden?

Die Umstellung auf die VRV 2015 mit dem Voranschlag 2020 kommt in großen Schritten näher. Bis dahin ist noch einiges vorzubereiten und mehrere zentrale Themen müssen bearbeitet werden.

Sachanlagen

Gebäude bewerten, Straßenkilometer feststellen, Fuhrparke listen – kurz, es gilt das Gemeindevermögen zu erfassen und zu bewerten. Dies ist eine wesentliche Grundlage, um den ersten Voranschlag (mit den Abschreibungen) im Jahr 2019 und die Eröffnungs bilanz bis zum Ende des Jahres 2020 zu erstellen. Dieser Schritt ist bei vielen österreichischen Gemeinden bereits sehr weit gediehen. Probleme gibt es teilweise noch bei umfangreichen Aufgabenbereichen wie z. B. den Gemeindestraßen. Wenn eine Gemeinde mit dem Registrieren und Bewerten des Gemeindevermögens erst am Beginn steht oder noch gar nicht gestartet hat, sollte rasch damit begonnen werden. Gemeinden haben viele unterschiedliche Vermögenswerte, die oft nicht einfach zu beurteilen sind. Ein Jahr bleibt gerade noch Zeit dafür. Das KDZ bietet mit dem KDZ-Vermögensbewerter (Excel-Tool) sowie dem KDZ-Leitfaden Vermögensbewertung auf www.praxisplaner.at Unterstützung. Der Zugang steht allen österreichischen Gemeinden kostenfrei zur Verfügung.

Rückstellungen, Forderungen, Abgrenzungen

Nicht nur die Übersicht über das Vermögen ist für den ersten Voranschlag notwendig, wesentlich sind auch die Rückstellungen, insbesondere die Personalrückstellungen für Abfertigungen, Jubiläumsgelder und Urlaube. Für diese Rückstellungen können in jedem Fall bereits die Grunddaten erhoben werden und Vorarbeiten getätigt werden. Auch an dere Themenbereiche wie z. B. Forderungen sollten bereits bearbeitet werden. Bei der Bewertung der Forderungen kann auf Erfahrungswerte aus den Vorjahren zurückgegriffen werden. Ebenso sollten die Vorauszahlungen und Rückstände zum 31.12. auf Basis des Rechnungsabschlusses 2018 analysiert werden, um den Handlungsbedarf für den ersten Voranschlag zu erkennen.

Der erste Voranschlag

Der erste Voranschlag muss spätestens ab Sommer 2019 erstellt werden. Nur wer den Voranschlag rechtzeitig fertigstellt, kann sich ein Bild über die finanzielle Situation Gemeinde machen. Ist der Ergebnisvoranschlag ausgeglichen? Welches Ausmaß nehmen die Abschreibungen ein? Bringt der Finanzierungshaushalt einen ausreichenden Überschuss, um die Investitionen und Tilgungen zu finanzieren? Nur so können diese Fragen ausreichend beantwortet werden.

Schulungen und Know-how

Derzeit befassen sich mit der VRV 2015 ihren Auswirkungen und der Interpretation der Ergebnisse nur einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzabteilung. Von den Veränderungen sind allerdings alle Abteilungen betroffen, deshalb ist es wichtig alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der VRV 2015 vertraut zu machen und ihnen ein Grundverständnis des neuen Rechnungswesens zu vermitteln.

Gleichzeitig ist es auch wichtig die Mandatarinnen und Mandatare auf die Veränderungen durch die VRV 2015 vorzubereiten, da sich die Aufbereitung der Informationen und die Interpretation der Ergebnisse durch die neue VRV sehr verändern. Die Mandatarinnen und Mandatare müssen wissen, wie man den Ergebnis-, den Finanzierungs- und den Vermögenshaushalt liest, wie man die Ergebnisse interpretiert und wo in diesem System detailliertere Informationen zu finden sind.

Prozesse überprüfen und neu gestalten

Vor dem Hintergrund der VRV 2015 ist es wichtig, sämtliche rechnungswesenbezogenen Prozesse einer Gemeinde zu evaluieren und bei Bedarf neu auszurichten. Zu diesen Prozessen zählen insbesondere der Bestell- bzw. Rechnungslauf, das Erstellen des Voranschlags, die Inventarisierung des Gemeindevermögens, die Vorrats- bzw. Lagerverwaltung und die Entwicklung des Gemeindevermögens in den Dienststellen. Alle Prozesse, die mit dem Gemeindevermögen in Verbindung stehen, müssen in jedem Fall neu aufgesetzt werden. Das Gemeindevermögen zu erfassen und zu bewerten stellt somit eine grundlegende Herausforderung dar.

Informationen der Länder berücksichtigen

Derzeit sind alle österreichischen Bundesländer damit beschäftigt ihre Gemeindeordnungen und ihre Haushaltsordnungen zu überarbeiten. Diese beinhalten wesentliche Bestandteile, die im ersten Voranschlag zu berücksichtigen sind. Hier ist unter anderem der Investitionsnachweis zu nennen, der von den Gemeinden erstellt werden muss. Gleichzeitig unterstützen die Gemeindeordnungen und Haushaltsordnungen bei der Interpretation der Ergebnisse, da sie z. B. Vorgaben bezogen auf den Finanzierungshaushalt und den Ergebnishaushalt (muss ein Ergebnishaushalt ausgeglichen sein) geben.

Aufgrund des immer kürzeren Zeitraums bis zur Umstellung auf die VRV 2015 sind noch einige Schritte zu tun. Wichtig ist jetzt insbesondere die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Mandatarinnen und Mandatare. Gleichzeitig müssen auch die letzten Informationen für die Vermögensrechnung und den ersten Voranschlag zusammengetragen werden. Im Jahr 2020, spätestens bis zum ersten Rechnungsabschluss 2020 – d. h. Ende 1. Quartal 2021 – ist auch die Eröffnungsbilanz zu erstellen.

 

erschienen in: 
Forum Public Management 2018, Sonderausgabe, Seite 24 - 26
Jahr: 
2018