Aufbrechen und Durchstarten - Erfahrungen mit dem KDZ-Quick-Scan in der burgenländischen Gemeinde Neusiedl am See.

Im März 2015 wurde die Amtsleitung in der Stadtgemeinde neu besetzt. Im Sommer wurde das KDZ beauftragt, den derzeitigen Entwicklungsstand (Status) der Verwaltungsorganisation des Rathauses einzuschätzen und Optionen für die gezielte Weiterentwicklung der Organisation zu benennen. „Für uns war es wichtig zu wissen wo wir in unserer Organisation stehen und wo wir hin wollen.“, so Amtsleiterin Judith Siber-Reiner.

In vergleichsweise kurzer Zeit ist es gelungen, nicht nur eine umfassende Standortbestimmung der Organisation (inkl. Einschätzung der MitarbeiterInnenzufriedenheit) zu erarbeiten, sondern gleichzeitig auch darauf aufbauend:

  • Aufgaben und Zuständigkeiten in der Organisation zu optimieren, das Organigramm anzupassen und einen neuen Geschäftsverteilungsplan zu erstellen;
  • die Stellenbeschreibungen für die Führungskräfte und alle MitarbeiterInnen zu aktualisieren und auf die neuen Anforderungen der Verwaltungsführung hin zu adaptieren;
  • in direkter Folge dieser Veränderungen auch einzelne Stellen in der Organisation neu zu besetzen bzw. interne Personalveränderungen vorzubereiten;
  • den Einstieg in den Aufbau eines Organisationshandbuchs zu schaffen.

Hilfreich für die Umsetzung des Projekts waren einerseits der starke Wille und viel Tatkraft zur Veränderung in der Führung und anderseits die eingesetzte Methode. „Uns hat die Herangehensweise gefallen. Der KDZ-Berater hat uns nicht ein Konzept übergestülpt, sondern ist individuell auf uns eingegangen und hat die hauseigenen Herausforderungen ernst genommen.“, betont die Amtsleiterin von Neusiedl am See.

Zum Einsatz kam der vom KDZ konzipierte Quick-Scan, der dem Grunde nach auf eine qualifizierte und breite Einschätzung einer Organisation ausgerichtet ist. Der Quick-Scan fokussiert zum einem auf das Aufzeigen von gut entwickelten Bereichen bzw. möglichen Entwicklungsfeldern. Zum anderen stellt er für die benannten Entwicklungsfelder pragmatische Handlungsoptionen für den verwaltungsinternen Entscheidungsprozess zur Verfügung.

Zusätzlich zum Standardablauf eines Quick- Scans wurden in Neusiedl am See mit allen MitarbeiterInnen Interviews zur aktuellen Arbeitssituation und zu individuellen Entwicklungsmöglichkeiten geführt. „Die Hilfe bei der Erstellung des Organisationshandbuches und das Präzisieren der Stellenbeschreibungen war für uns sehr notwendig. Oft sieht man Details gar nicht mehr und hat nur den Innenblick. Die persönlichen Gespräche mit dem Berater haben mir sehr viel geholfen, vieles wurde klarer und somit leichter zu lösen.“

Einschätzungen und Erfolge

Die pragmatische Herangehensweise des Quick-Scans hat in kurzer Zeit viele organisatorische Veränderungen ausgelöst und geholfen, praktische Ergebnisse zu erzielen. Auf umfangreiche Analysen wurde zu gunsten rascher Maßnahmen verzichtet und bewusst in Kauf genommen, dass Wissenslücken im Zuge der weiteren Realisierung der in Angriff genommenen Entwicklungsfelder geschlossen werden können. „Wir konnten im Team sehr gute Ergebnisse erzielen und die einzelnen Maßnahmen werden laufend umgesetzt.“, freut sich Siber-Reiner.

erschienen in: 
Forum Public Management 2015, 2, S. 16-17
Jahr: 
2015